Да бъдеш проджект мениджър не е лесно. Трябва непрекъснато да си нащрек. В крайна сметка изпълнявайки очакванията на клиента и екипа, ефективността се превръща в приоритет. Въпреки опита и уменията, които може да притежавате, винаги имате постоянен страх да не направите сериозна грешка, която да се отрази върху вашия проект.

Няма никакво съмнение, че грешките са част от живота. Няма сигурен начин се избавим от тях и да попречим на повторната им поява. Но с някои основни правила и проактивен подход, на първо място може да се предотврати появата на много от тях. Освен това, дори ако се случват малки грешки, трябва да знаете как да ги ограничите, за да не се превърнат в по-големи.

На първо място, за да избегнете грешките, трябва да ги идентифицирате. Останалата част зависи от начина, по който се подготвяте, за да ги смекчите.

Нека да разгледаме пет сериозни грешки, които трябва да избягвате през целия жизнен цикъл на проекта.

Липса на планиране

Понякога може да сте в еуфория при получаване на зелена светлина от клиента за стартирането на проекта. Развълнувани сте да го завършите успешно и бързо. Това е лесна предпоставка за пропускане на планирането на проекта. Пропускате мъглявите части като рискове, детайли и бюджет, посочени от клиента.

Това може да попречи много на проекта. Една често срещана, но рядко осъзнавана грешка и за двете страни е, че клиентът е твърде зависим от вашите услуги и ви се доверява напълно и не полага усилия от своя страна в обсъждането на предизвикателствата и детайлите в началото на проекта.

Може да е първият проект на клиента ви. Поради това той може да пропусне проблеми и детайли от страна на неговата организация, с които вие може да се сблъскате по време на изпълнение на проекта.

Друга причина, поради която планирането може да не е ефективно, е да мислите, че ще разберете неясноти на по-къснен етап. Това също е сериозна грешка. Ако има нещо неясно още в началото, не може да се изпълняват следващите стъпки от проекта докато всичко не се изчисти, разбере и документира. Необходимо е да знаете ясно всички цели, стъпки, зависимости, ресурси.

Ако искате да предотвратите всякакви неприятни изненади, уверете се, че ще изчистите съмненията си и поставете ясни цели вместо неясни изисквания. Вашият клиент трябва да бъде на същата вълна относно резултатите от проекта и подхода, който ще предприемете.

Възможно е клиентът ви да добавя още повече изисквания, докато бюджетът си остава същият. Следователно, ако предвидите всички въпроси по време на фазата на планиране, ще си помогнете в предотвратяването на финансовите загуби и да накърните отношенията си с клиента.

Да реагираш вместо да се активизираш

Въпреки че около 40% от проектите се провалят поради липса на добро планиране, това не е единствената причина за провала. Съществуват различни рискове, които не можем да предвидим. Те могат да възникнат на по-късен етап. Грешка ще бъде просто да реагирате, вместо да действате.

Например, предстои да бъде приложена нова държавна политика и да влязат нови закони в действие. Това ще увеличи разходите ви с 10%. Ако не адресирате активно това към клиента си, може да пострадате с 10% печалбата си, което е доста. Същото може да се отнася и по проекта на клиента и той да страда от 10% печалба при продажби или предлагане на услуги.

Такива рискове не трябва да се подминават. Всъщност 30% от проектите се провалят поради неопределени рискове. Необходимо е инспектиране във всеки аспект. Управлението на риска изисква предварително да определите критичните резултати. След това трябва да сте готови с план за непредвидени обстоятелства.

Винаги поддържайте заинтересованите страни актуализирани с всички рискове чрез ефективна и ясна редовна комуникация.

Не сте насочени към данните

Най-лошата грешка, която можете да направите, е да работите върху предположения. Това не ви помага да решите какво ще бъде най-доброто за вашия проект. Проджект мениджърите с опит работят с интуицията си. Предишният им опит играе важна роля в това. Интуицията, която идва с опита е голяма, но това не означава, че не трябва да обръщате внимание на истински данни и факти.

Дори прости инструменти и подходи могат да ви предоставят отлични данни. Използвайте ги, за да получите информация за хода на проекта. Знайте и предсказвайте къде се намира проектът. Проучете минали данни за проекта, за да анализирате какво е станало добре или зле. Винаги имайте предвид, че без данни, всичко е просто вашето мнение, а не факт.

Липса на стандартни процеси

Да, всеки клиент е различен и всеки проект има различни потребности. Но това означава ли, че не можете да имате стандартен процес за всички? Определянето на стандартна процедура за всички проекти е от съществено значение.

Като мениджър, трябва да имате поглед на орел. Изучаването на цялостното състояние на проекта няма да помогне много. Ако работата е била разделена на важни етапи или задачи, след това се уверете, че редовно се актуализирате за всеки една от тях.

Наложително е да се определят стандартни процеси за общите дейности и да се създаде структура. Можете да персонализирате процеси според нуждите на клиента. Това ви помага да избегнете подхода „старт от нулата“.
Трябва да сте зависими от процеса, а не от хората. Всеки служител ще следва своя собствен метод. Уверете се, че новите членове на екипа преминават процес на обучение и навлизане, за да научат процесите. Дори ако наемете експерти на свободна практика, споделете методите и процесите с тях, така че да ги следват.

Ефективните стандартни процеси ви водят пред вашите конкуренти. Те ви помагат да доставяте работата навреме и с повече спокойствие.

Действате със затворени очи

Грешки могат и ще се случват въпреки всички предпазни мерки. Като проджект мениджър, трябва да бъдете светофар за проблеми. Поемайте отговорността за проекта, вместо да обвинявате ръководството, екипа или клиента си за неуредици. Действайте във всички направления и с всички страни.

Дръжте комуникационния канал отворен и обсъдете проблема със заинтересованите страни, за да го решите. Смята се, че около 30% от успешните проектите са завършени поради ефективен комуникационен канал и управление. Не пренебрегвайте грешките и проблемите, малки или големи.