Какво е Проджект мениджмънт / управление на проекти?
Управлението на проекта е практиката да се инициира, планира, изпълнява, контролира и затваря работата на екипа, за да постигнат конкретни цели и да се отговори на конкретни критерии за успех в определеното време. Проектът е временно усилие, насочено към създаване на уникален продукт, услуга или резултат с определен начален и краен срок. Обикновено е ограничен във времето и често ограничен от финансиране или персонал. Временният характер на проектите е в противоречие с обичайния бизнес, които е изграден от повтарящи се, постоянни или полу-постоянни функционални дейности за производство на продукти или услуги. На практика управлението на такива отделни производствени подходи изисква разработването на различни технически умения и стратегии за управление.
Основното предизвикателство при управлението на проекта е постигането на всички цели на проекта в рамките на дадените ограничения. Всеки проект трябва да има проектната документация, създадена в началото на процеса на разработване. Основните ограничения в управлението на проектите (проджект мениджмънта) са обхват, време, качество и бюджет. Още по-амбициозно предизвикателство е да се оптимизира разпределението на необходимите ресурси и да се използвар за постигане на предварително определени цели.
Целта на управлението на проекта е да се създаде цялостен проект, който да отговаря на целите на клиента. В много случаи целта на проджект мениджъра е да оформя или реформира кратката характеристика на клиента, за да може да отговори на целите на клиента. След като целите на клиента са ясно установени, те ще бъдат отправна точка за върху всички решения, взети от други участници в проекта - ръководители на проекти, проектанти, дизайнери, консултанти, изпълнители, подизпълнители и т.н.
Етапи в проджект мениджмънта / управлението на проекти
Традиционно (в зависимост от използваната методология за управление на проекти) управлението на проекта включва редица елементи: от четири до пет групи за управление на проекти. Независимо от използваната методология или терминология, се използват едни и същи процеси за управление на проекта или етапи на развитие. Основните групи процеси обикновено включват: Иницииране (стартиране), планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, затваряне
Иницииране (стартиране) в проджект мениджмънта / управлението на проекти
Процесите на иницииране определят естеството и обхвата на проекта. Ако този етап не се осъществи добре, е малко вероятно проектът да успее да отговори на нуждите на бизнеса. Основната стъпка, която е необходима тук, е разбирането на бизнес средата и гарантирането на включването на всички необходими мерки за контрол в проекта. Всички недостатъци трябва да бъдат открити и дефинирани и трябва да се направи препоръка за тяхното отстраняване.
Стартовият етап включва план, който обхваща няколко области. Тези области могат да бъдат записани в поредица документи, наречени документи за иницииране на проекта. Документите за иницииране на проекта са серия от документи, използвани за създаване на рамка за времетраенето на проекта. Те обикновено включват:
- Проектно предложение (идея за проекта, обща цел, продължителност)
- Обхват на проекта (посока на проекта и писта)
- Разбивка на продуктите (Product breakdown structure)
- Разбивка на работата (Work breakdown structure)
- Матрица за определяне на отговорности (RACI) - роли и отговорности, съобразени с резултатите
- Предварителен график на проекта - важни дати, крайни срокове
- Анализ на бизнес нуждите и изискванията
- Преглед на текущите операции
- Финансов анализ на разходите и ползите, включително бюджет
- Анализ на заинтересованите страни, включително потребители и помощен персонал за проекта
- SWOT анализ - силни страни, слабости, възможности и заплахи за бизнеса
Планиране в проджект мениджмънт процесите / управлението на проекти
След етапа на иницииране проектът се планира до подходящо ниво на детайлност. Основната цел е да се планират адекватно времето, разходите и ресурсите за оценка на необходимата работа и за ефективно управление на риска по време на изпълнението на проекта.
Планирането на проекти обикновено се състои от:
- Определяне на методологията за управление на проекти, която да бъде следвана
- Разработване на обхват
- Идентифициране на дейностите, необходими за завършване на резултатите и свързване на дейностите в тяхната логическа последователност
- Оценка на времето и разходите за дейности
- Разработване на графици
- Определяне на бюджети
- Планиране на риска
- Разработване на мерки за осигуряване на качеството
- Получаване на официално одобрение за започване на работа
Необходими са и други процеси, като планиране на комуникации, определяне на ролите и отговорностите, определяне на какво да се закупи за проекта и провеждането на начална среща.
За нови проекти при разработване на продукти, концептуалният дизайн на крайния продукт може да бъде изпълняван паралелно с дейностите по планиране на проекта и може да помогне за информирането на екипа по планирането при идентифициране на резултати и дейности по планиране.
Изпълнение
Докато изпълняваме, трябва да знаем какви са планираните условия, които трябва да бъдат изпълнени. Фазата на изпълнение гарантира, че резултатите от плана за управление на проекта се изпълняват съответно. Тази фаза включва правилно разпределение, координация и управление на човешките ресурси и всякакви други ресурси като материал и бюджети. Резултатът от тази фаза е проектните резултати.
Документация за проекта
Документирането на всичко в рамките на проекта е от ключово значение за успеха. За да се поддържа бюджет, обхват, ефективност и темпове, проектът трябва да има физически документи, отнасящи се до всяка специфична задача. С правилната документация е лесно да се види дали изискванията на проекта са изпълнени или не. Документацията предоставя информация за това, което вече е завършено в проекта. Документацията през целия проект осигурява нагледност за всеки, който трябва да се върне назад и да прегледа работата в миналото. В повечето случаи документацията е най-успешният начин за наблюдение и контрол на конкретните фази на проекта. С правилната документация успехът на проекта може да бъде проследен и наблюдаван през неговото изпълнение. Ако се извърши правилно, документацията може да бъде гръбнакът на успеха на проекта.
Мониторинг и контрол
Мониторингът и контролирането се състоят от процесите, които се извършват за наблюдение на изпълнението на проекта, така че потенциалните проблеми да могат да бъдат идентифицирани навреме и да бъдат предприети коригиращи действия, когато е необходимо, за да се контролира изпълнението на проекта.
Мониторингът и контролирането включват
- Измерване на текущите дейности по проекта ("къде сме")
- Мониторинг на променливите на проекта (разходи, усилия, обхват и др.) с прямо плана за управление на проекта и базовата линия на изпълнението на проекта (където трябва да бъде)
- Идентифициране на дейностите, необходими за завършване на резултатите и свързване на дейностите в тяхната логическа последователност
- При многофазови проекти процесът на мониторинг и контрол също осигурява обратна връзка между фазите на проекта, за да се предприемат корективни или превантивни действия, ако има нужда от такива
В хода на всеки проект обхватът на работа може да се промени. Промяната е нормална и очаквана част от разработването на проектите. Промените могат да бъдат в резултат на необходимите промени в проекта, различни условия, наличност на ресурси, промени, поискани от изпълнителя, промени, изисквани от инжинерите или трети страни и т.н. Промяната обикновено трябва да бъде документирана, за да се покаже какво всъщност е създадено. Това се нарича управление на промените. Следователно собственикът обикновено изисква окончателен запис, за да има налични всички промени или по-конкретно всяка промяна, която променя осезаемо продукта.
Затваряне на проекта
Затварянето включва официалното приемане на проекта и завършването му. Административните дейности включват архивиране на файловете и документиране на извлечените поуки.
Тази фаза се състои от:
Затваряне на договорите: Завършване и уреждасне на всеки договор (включително разрешаването на всички отворени теми).
Затваряне на проекта: Финализиране на всички дейности във всички процесни групи и официално приключване на проекта.
В тази фаза също така се извършва ревю след приклюзването. Това е жизненоважна фаза на проекта, за да може екипът на проекта да се поучи от опита и да може да приложи познанията си към бъдещи проекти. Обикновено прегледът се състои в това, да се разгледат нещата, които вървят добре, и да се анализират нещата, които вървят зле по проекта, за да се извлекат поуки. Тази практика се използва често и в Agile софтуерното разработване.
Project Management Recourses and materials
BEST PROJECT MANAGEMENT CERTIFICATIONS ONLINE
What are the best project management certifications programs online for 2019 and 2020?
QUALITY CONTROL AND QUALITY ASSURANCE IN PROJECT MANAGEMENT AND AGILE PRACTICES
What are Quality control and quality assurance? These two topics have very similar terms but different practices and meanings. These subjects apply to…
WHO IS PROJECT MANAGER, RESPONSIBILITIES AND HOW TO BECOME A PROJECT MANAGER
Who is the project manager and how to become a project manager are two major and common questions? Most of the major Internet projects (we will use the example of a…
BEST PROJECT MANAGEMENT CERTIFICATIONS – AGILEPROGRAMMING.ORG
Some of the greatest project management certification programs for 2019 and 2020 are outlined in this report. We included…
AGILE PROJECT MANAGEMENT
Agile project management is widely used today and is the natural development of management practices. In the Everyday Project Management book by…
WHAT IS PROJECT MANAGEMENT?
What is project management and who is the project manager? More exactly, what is a project? It’s a temporary effort promised to…
BEST PRODUCT MANAGEMENT TRAINING, CERTIFICATION & COURSES
A lot of Product Management Professionals have done a tremendous investigation and the concluding decision is the list we call the Best Product Management Training, Certification & Courses in…
PROJECT MANAGER, RESPONSIBILITIES, DEFINITIONS AND PRACTICES
The project manager is the person who has the authority and responsibility for a project. It is the project manager’s job to coordinate, assist and inform…
CHOOSING PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE
Choosing Project Management Software is your first and initial important step. In the Everyday Project Management book, the author Jeff Davidson provides details about choosing project management software tools, why and…
PROJECT MANAGERS’ MISSION AND GOALS
Project management in the scope of both software and business classical projects is not easy. In the book Everyday Project Management, Jeff the author, explains deeply the mission of…
REQUIREMENTS CHANGE MANAGEMENT IN PROJECT MANAGEMENT PRACTICES
The later in the life cycle the requirements change, the more severe the impact on the project. Instead of wishing that changes will not happen or hoping that somehow…
LATEST MANAGEMENT EDUCATION NEWS AND ACTIVITIES IN THE PROJECT MANAGEMENT
As we already announced we have started project management certification activities and did some relations with regulatory organizations about management education and project management…
HOW TO BECOME INVOLVED IN GLOBAL REGULATORY NETWORK PROGRAMS
We are involved in the project management certification of BVOP and regulate the certified project manager training process and provide…
